Planificateur d’organisation

Comment utiliser les fonctionnalités du planificateur pour vous aider à planifier, prévoir et vérifier que vous disposez des ressources nécessaires pour mener à bien vos projets.

La planification est devenue une priorité en raison de la pénurie de main-d’œuvre. Ce qui était auparavant un processus assez facile est maintenant beaucoup plus difficile – avec beaucoup de dépendances et un impact potentiellement important sur le budget. Les ressources telles que la main-d’œuvre et les équipements doivent être planifiées et allouées aux travaux afin de respecter le calendrier final.

Le planificateur d’organisation vous aidera à présenter toutes vos ressources dans une seule vue afin de mieux comprendre où sont affectés vos actifs et de vérifier que vous disposez des ressources nécessaires pour mener à bien vos projets.

Le planificateur vous permet de créer des listes de ressources en main-d’œuvre et en équipement, d’ajouter des activités à vos projets et d’affecter les ressources des listes à ces activités.

Les ressources en main-d’œuvre et en équipement affectées à vos projets sont affichées sur une ligne de temps horizontale (semblable à un diagramme de Gantt) afin que vous puissiez voir comment vous utilisez toutes vos ressources et si elles sont surréservées. Les ressources en main-d’œuvre peuvent être utilisées pour des personnes connues (ou inconnues), des équipes autonomes, des sous-traitants ou tout autre personnel.

Les ressources en équipement peuvent être utilisées pour les machines lourdes, les autres véhicules, les outils, les appareils mobiles ou pratiquement tout autre bien de l’entreprise.

Vous avez la possibilité de:

  • Spécifier quels utilisateurs ont accès à la visualisation et à la modification du planificateur.
  • Modifier les couleurs d’affichage pour identifier facilement les activités associées à des projets spécifiques.
  • Afficher la chronologie du planificateur en heures, jours, semaines ou mois.
  • Filtrez et affichez les activités d’un projet, de plusieurs projets, de tous les projets ou celles qui ne sont affectées à aucun projet.
  • Recherchez et trouvez les activités qui correspondent à un certain terme de recherche.
  • Mettez en évidence les activités spécifiées.
  • Exportez la chronologie du planificateur vers Excel pour l’imprimer ou la partager avec d’autres personnes.

REMARQUE: Seuls les utilisateurs auxquels les administrateurs de compte ont accordé l’accès au planificateur de l’organisation peuvent visualiser et modifier le module Planificateur.

Voir ci-dessous pour plus d’informations et d’instructions :
Attribuer l’accès au planificateur
Ajouter des ressources humaines
Associer un utilisateur à un espace réservé
Ajouter des ressources en équipement
Renommer ou supprimer une ressource
Afficher les informations sur les ressources
Créer une activité
Rechercher, filtrer et mettre en évidence
Changer la vue de la ligne de temps
Exporter l’Échéancier du Planificateur Organisationnel

Attribuer l’accès au Planificateur d’organisation

Les administrateurs de compte contrôlent les utilisateurs qui ont accès au planificateur d’organisation. Seuls les utilisateurs ayant accès au Planificateur d’organisation verront le module Planificateur dans le menu de navigation de gauche.

*Les administrateurs de compte ont un accès au planificateur d’organisation par défaut

  1. Cliquez sur Admin de compte.
  2. Cliquez sur Gestionnaires sous Admin de compte dans le menu.
  3. Cliquez sur l’ellipse à droite de l’utilisateur auquel vous voulez donner ou retirer l’accès au planificateur.
  4. Sélectionnez Afficher les détails.
  5. Cliquez dans le champ planificateur.
    • Sélectionnez Oui pour donner l’accès.
    • Sélectionnez Non pour supprimer l’accès.

Ajouter des ressources en main-d’œuvre

L’ajout de ressources humaines permet de créer une liste d’employés afin que vous puissiez planifier les personnes qui exécuteront le travail sur le chantier. Vous avez la possibilité d’ajouter des utilisateurs de compte et/ou de créer des titulaires de compte.

La création d’un titulaire de compte vous permet de

  • Planifier le travail même si vous ne savez pas encore qui l’exécutera.
  • Planifier le travail même s’il ne s’agit pas d’un utilisateur actuel de K-Ops.
  • Planifier des groupes de personnes.

Vous pouvez associer un utilisateur K-Ops à l’espace réservé plus tard si nécessaire.

REMARQUE : La toute première fois que vous ajoutez une ressource, vous devez cliquer sur AJOUTER DES RESSOURCES, sélectionner Main-d’œuvre et passer à l’étape 2.

  1. Cliquez sur le + à droite de Main-d’oeuvre
    OU
    Cliquez sur le + à droite de rechercher les ressources et sélectionnez Main-d’œuvre.
  2. Sélectionnez dans la liste des Utilisateurs disponibles et/ou tapez une étiquette de main-d’oeuvre et appuyez sur Entrée. (Vous pouvez taper plusieurs étiquettes, en appuyant sur Entrée après chacune d’elles).
  3. Après avoir sélectionné tous les utilisateurs disponibles et/ou saisi tous les espaces réservés dont vous avez besoin, cliquez sur AJOUTER.

Associer un utilisateur K-Ops à un espace réservé

  1. Cliquez sur le point de suspension à droite du nom de l’espace réservé ou faites un clic droit sur l’espace réservé.
  2. Sélectionnez Associer un utilisateur.
  3. Sélectionnez un utilisateur dans la liste déroulante UTILISATEURS DISPONIBLE.
  4. Cliquez sur Sauvegarder.

L’étiquette de l’utilisateur n’apparaîtra plus sur votre liste de ressources humaines. Il sera remplacé par le nom de l’utilisateur et toutes les activités qui étaient liées à l’espace réservé seront désormais liées à l’utilisateur associé.

Ajouter des ressources en équipement

L’ajout de ressources d’équipement crée une liste d’équipement de l’entreprise à laquelle vous pouvez vous référer projet après projet, de sorte que vous n’aurez pas à créer de nouvelles ressources d’équipement chaque fois que vous planifiez.

REMARQUE : La toute première fois que vous ajoutez une ressource, vous devez cliquer sur AJOUTER DES RESSOURCES, sélectionner Équipement et passer à l’étape 2.

 

  1. Cliquez sur le + à droite de EQUIPEMENT.
    OU
    Cliquez sur le + à droite de RECHERCHER DES RESSOURCES et sélectionnez Equipement.
  1. Saisissez une ÉTIQUETTE D’ÉQUIPEMENT et appuyez sur Entrée. (Vous pouvez saisir plusieurs étiquettes, en appuyant sur la touche Entrée après chacune d’elles).
  2. Une fois que vous avez saisi toutes les étiquettes dont vous avez besoin, cliquez sur

Renommer ou supprimer une resource

REMARQUE : vous ne pouvez pas renommer les utilisateurs, mais uniquement les équipements ou les étiquettes de type placeholder.

  1. Cliquez sur le point de suspension à droite du nom de la ressource ou faites un clic droit sur la ressource.
  2. Sélectionnez Renommer ou Supprimer.
  3. Si vous renommez, tapez une NOUVELLE ÉTIQUETTE D’ÉQUIPEMENT ou une NOUVELLE ÉTIQUETTE DE RESSOURCES et cliquez sur SAUVEGARDER.
  4. Si vous supprimez, cliquez sur OUI pour confirmer la suppression.

REMARQUE : la suppression d’une ressource entraîne la suppression de toutes les activités qui sont uniquement affectées à cette ressource individuelle. Si une activité est affectée à plusieurs ressources, elle ne sera pas supprimée.

Afficher les informations sur les ressources

Pour vous concentrer sur la gestion des ressources, vous pouvez développer la vue des ressources pour voir les informations sur les courriels de vos utilisateurs de compte désignés comme ressources en personnel et les informations sur les projets pour chaque ressource (personnel et équipement).

  1. Passez la souris sur la ligne grise qui sépare la liste des ressources de la ligne de temps.
  2. Cliquez sur l’astérisque droit pour développer la vue des ressources.
  3. Cliquez sur le signe d’insertion à droite de l’écran pour revenir à la vue de la ligne de temps.

Créer une activité

  1. Sur la ligne située à côté d’une ressource, faites un clic droit et sélectionnez Créer une activité ou cliquez et faites glisser vers la gauche.
  2. Saisissez les informations requises dans l’onglet DÉTAILS. (Voir les descriptions des champs ci-dessous si nécessaire).
  3. Vous pouvez saisir les informations sur les autres onglets à ce moment-là ou les modifier plus tard si nécessaire.

Remarque: En général, vous ne saisirez que les informations DÉTAILS et peut-être les NOTES à ce stade.  L’association des activités prédécesseur/successeur se fera généralement à un stade ultérieur du processus. Voir la section Travailler avec des activités existantes

  • PREDECESSEUR(S) – Vous permet de lier des activités. Les activités répertoriées dans cet onglet ne peuvent jamais apparaître sur la ligne de temps après l’activité qui vient d’être créée. Sur le planificateur, les activités liées affichent des flèches qui les relient.
    Cliquez sur le bouton vert + pour sélectionner une activité à lier.
    (Voir la descriptions des champs ci-dessous).
  • SUCCESSEUR(S) – Vous permet de lier des activités. Les activités répertoriées dans cet onglet ne peuvent jamais apparaître sur la ligne de temps avant l’activité qui vient d’être créée. Dans le planificateur, les activités liées sont reliées par des flèches.
    Cliquez sur le bouton vert + pour sélectionner une activité à lier.
    (Voir la descriptions des champs ci-dessous).
  • PARAMÈTRES – Vous pouvez définir des contraintes concernant la chronologie de l’activité, définir des dates de contrainte et de déverrouillage pour l’activité, rendre l’activité inactive et modifier la couleur d’affichage du projet dans cet onglet. (Voir la descriptions des champs ci-dessous).
  • NOTES – Vous pouvez ajouter des notes facultatives à l’activité dans cet onglet. Dans le planificateur, l’activité affichera une icône de note sur laquelle vous pouvez double-cliquer pour ouvrir la note.
  1. Cliquez sur sauvegarder.

Descriptions des champs :

Onglet DÉTAILS

PROJET* – Sélectionnez un projet existant dans la liste déroulante, ou vous pouvez le laisser « Non attribué » si nécessaire.
NOM* – Entrez le nom de l’activité (« Nouvelle activité » est rempli par défaut).
RESSOURCE(S) * – Vous pouvez affecter des équipements et/ou des ressources humaines supplémentaires à cette activité à partir de la liste déroulante.
DÉBUT* – Entrez la date de début de l’activité.
FIN* – Entrez la date de fin de l’activité.
DURÉE – La durée de l’activité est automatiquement remplie à partir des dates de début et de fin.

*Champs obligatoires

Onglet PREDECESSEUR(S)

NOM : Une liste déroulante d’activités existantes que vous pouvez lier à l’activité actuelle.
TYPE : Relation entre les deux activités.
DURÉE : Nombre de jours que ce prédécesseur nécessite pendant l’activité actuelle.

Onglet SUCCESSEUR(S)

NOM : Une liste déroulante d’activités existantes que vous pouvez lier à l’activité actuelle.
TYPE : Relation entre les deux activités.
DURÉE : Nombre de jours dont ce successeur a besoin pendant l’activité en cours.

Onglet PARAMÈTRES

TYPE DE CONTRAINTE : Un menu déroulant de contraintes concernant la chronologie de l’activité.
DATE DE CONSTRAINTES : Date qui se rapporte au type de contrainte sélectionné.
DÉVERROUILLER LA DATE DE DÉPART : Lorsque cette case est cochée, la date de début de l’activité ne sera pas contrainte par ses dépendances.
INACTIF : Lorsque cette case est cochée, l’activité devient inactive et cesse de participer à la planification du projet. Elle n’affecte pas les événements liés, ni l’allocation des ressources qui lui sont attribuées.
COULEUR DU PLANIFICATEUR : La sélection d’une nouvelle couleur affectera toutes les activités du même projet.

Modifier les activités existantes

Déplacer des activités et modifier les durées d’activité*

Pour déplacer une activité vers un nouvel emplacement dans le planificateur, vous pouvez cliquer, glisser et déposer l’activité ou couper/copier/coller en suivant les instructions ci-dessous.

Pour réduire ou étendre la plage de dates et d’heures de l’activité, vous pouvez faire glisser le bord de l’activité vers la gauche ou la droite, respectivement, ou suivre les instructions de modification des détails de l’activité ci-dessous.

Créer des relations Prédécesseur/Successeur*

Vous pouvez créer des activités prédécesseur et successeur liées directement sur le planificateur en faisant glisser le point de fin d’une activité vers le point de départ d’une autre ou suivre les instructions de modification des détails de l’activité ci-dessous pour mettre à jour l’onglet Prédécesseur(s) ou Successeur(s).

Les activités prédécesseurs ne peuvent jamais apparaître sur la ligne de temps après l’activité et les activités successeurs ne peuvent jamais apparaître sur la ligne de temps avant l’activité à laquelle elles sont liées.

*Les activités liées sont automatiquement mises à jour lorsque des modifications sont apportées.

 Modifier les détails de l’activité

  1. Faites un clic droit sur l’activité.
  2. Sélectionnez modifier dans la liste.
  3. Mettez à jour les informations souhaitées dans les onglets DÉTAILS, PRÉDÉCÉDENT(S), SUCCESSEUR(S), PARAMÈTRES ou NOTES. (Voir les descriptions des champs si nécessaire).
  4. Cliquez sur

Copier ou couper une activité

  1. Faites un clic droit sur l’activité.
  2. Sélectionnez Copier l’activité ou Couper l’activité dans la liste.

OU

  1. Cliquez sur l’activité.
  2. Utilisez le raccourci clavier :
    • Ctrl + X / Cmd + X pour Couper.
    • Ctrl + C / Cmd + C pour Copier.

 Coller une activité

  1. Faites un clic droit dans un espace vide du planificateur.
  2. Sélectionnez Coller dans la liste OU utilisez le raccourci clavier Ctrl + V / Cmd + V.

 Supprimer une activité

  1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l’activité.
  2. Sélectionnez Supprimer l’activité.
  3. Cliquez sur SUPPRIMER pour confirmer.

OU

  1. Cliquez sur l’activité.
  2. Cliquez sur le bouton Supprimer ou Retour arrière du clavier.
  3. Cliquez sur SUPPRIMER pour confirmer.

Recherche, filtre et surligner

Vous pouvez rechercher ou trier les ressources à l’aide de la barre et de la flèche RECHERCHER LES RESSOURCES en haut de la liste des ressources ; le tri se fait par ordre alphabétique A-Z ou Z-A.

Vous pouvez rechercher des activités en utilisant la loupe de la barre d’outils supérieure. La recherche porte sur le champ Nom de l’activité, les Notes et le champ Projet. Les activités qui ne correspondent pas aux critères de recherche sont masquées.

Vous pouvez filtrer les projets qui apparaissent dans le planificateur en cliquant sur le bouton PROJETS (TOUS) dans la barre d’outils supérieure. La liste déroulante vous permet de sélectionner des projets spécifiques, des projets non assignés ou tous les projets.

L’icône de surlignage de la barre d’outils supérieure vous permet d’ajouter une ombre de couleur autour des projets qui correspondent aux critères que vous saisissez dans le champ « surligner activité« . Les activités qui ne correspondent pas aux critères de mise en évidence seront toujours affichées, mais de manière plus atténuée, afin qu’il soit plus facile de voir les éléments mis en évidence dans leur contexte.

Changer la vue de la ligne de temps

Vous pouvez changer l’affichage de la ligne de temps en mois, semaines, jours ou heures en utilisant la liste déroulante d’affichage de la barre d’outils supérieure ou les boutons de zoom (- et +) en bas à droite de l’écran.

Dans n’importe quelle vue, vous pouvez utiliser la barre de défilement en bas de l’écran pour avancer ou reculer dans le temps. Si vous préférez effectuer rapidement un panoramique avec le bouton gauche de la souris (au lieu de cliquer avec le bouton gauche pour créer des activités), vous pouvez cliquer sur l’icône Paramètres dans la barre d’outils supérieure et changer l’action du clic gauche en Panoramique.*

En cliquant sur le bouton AUJOURD’HUI, la vue du planificateur sera ramenée à la date actuelle.

La hauteur des lignes et la marge des barres peuvent être ajustées en cliquant sur l’icône Paramètres dans la barre d’outils supérieure.

 *Il est probablement plus facile de planifier initialement avec le paramètre Action du clic gauche comme Créer une activité, puis de passer à la vue panoramique pour revoir le planning.

Exporter lÉchéancier du Planificateur Organisationnel

L’article suivant décrit comment exporter l’échéancier du Planificateur Organisationnel pour que vous puissiez le sauvegarder, partager ou imprimer.

L’échéancier peut être exportée dans les formats suivants:  

  • PDF 
  • PNG 
  • Excel 

 

Réorganiser les Ressources Avant l’Exportation 

Lorsque vous ouvrez le Panificateur Organisationnel, les ressources sont organisées par MAIN D’OEUVRE et ÉQUIPEMENT, en ordre alphabétique. 

Vous pouvez modifier l’ordre dans lequel les ressources apparaissent afin de placer celles qui vous sont le plus utile dans le haut et de maximiser l’affichage des exports. 

Lorsque vous placez votre souris au-dessus d’une ressource, des informations additionnelles sont affichées. Celles-ci vous indiquent également que vous pouvez déplacer la ressource en maintenant le bouton de votre souris et en glissant la ressource à l’endroit désiré. 

Exporter l’Échéancier 

 SUGGESTION: Vous pouvez téléverser le fichier dans votre librairie de projets K-Ops afin de partager le plan avec votre équipe. 

 1. Depuis le menu de navigation à gauche, sélectionnez Planificateur. 

2. Cliquez sur l’icône Exporter dans le coin supérieur droit. 

3. À partir du menu déroulant, sélectionnez le type de format désiré. 

4. Le format Excel exportera automatiquement. Pour les formats PDF et PNG, sélectionnez les valeurs requises dans les menus déroulants: 

  • INTERVALLE: Planning complet, Planning visible, Entre deux dates (lorsque vous sélectionnez Entre deux dates, des champs vous laissant choisir les dates de début et fin apparaîtront) 
  • LIGNES: Toutes les rangées, Rangées visibles 
  • PAGINATION (PDF seulement): Une seule page, Pages multiples, Pages multiples (vertical) 

ASTUCE : Pour visualiser le projet au complet, nous suggérons la pagination multiples (vertical). 

  • FORMAT DE PAPIER: A6, A5, A4, A3, Légal, Lettre 
  • ORIENTATION: Portrait, Paysage 

 

5. Cliquez sur Exporter. 

6. Le document sera sauvegardé dans votre dossier de téléchargements. 

7. Les documents exportés apparaîtront comme suit: 

PDF

PNG

Excel