K-Ops Double-synchronisation avec Google Drive

K-Ops origins

Guide d’instructions pour synchroniser votre bibliothèque de projets de K-Ops avec votre serveur Google Drive; et comment arrêter la synchronisation si nécessaire.

Si votre organisation dispose d’un serveur Google Drive, vous pouvez le synchroniser avec votre bibliothèque de projets de K-Ops afin que l’ajout, la modification, ou la suppression de documents effectué dans le drive se produise également dans K-Ops, et vice-versa.

Cela peut aider à :
• Minimiser la double entrée d’information ;
• S’assurer que les utilisateurs du bureau et du terrain ont accès aux informations les plus récentes ;
• Apporter une protection dans la sauvegarde des informations – si l’accès à l’un des deux systèmes est interrompu, les fichiers restent tout de même accessibles via l’autre système.

REMARQUE : Vous devez être un administrateur de projet dans K-Ops pour vous connecter à Google Drive et synchroniser des dossiers.

Voir ci-dessous pour plus d’informations et d’instructions :

Ce qu’il faut savoir
Synchroniser une bibliothèque de projets K-Ops avec Google Drive
Arrêter la synchronisation d’une bibliothèque de projets K-Ops avec Google Drive
Déconnectez complètement K-Ops et Google Drive (TOUS les projets)

Ce qu’il faut savoir
• L’ensemble de la bibliothèque de projets K-Ops – documents et dossiers – se synchronise avec un seul et unique dossier de Google Drive.
• Chaque dossier dans Google Drive ne peut être synchronisé qu’avec la bibliothèque d’un seul projet K-Ops : UN dossier Google Drive = UNE bibliothèque de projet de K-Ops.
• Les documents dans Google Drive doivent inclure l’extension du fichier pour se synchroniser correctement dans K-Ops : assurez-vous de conserver l’extension de fichier lorsque vous renommez des fichiers.
• Les documents synchronisés ne permettent pas systématiquement de savoir qui a apporté des modifications dans l’autre plate-forme :
     o Dans la section « détails » d’un document, la mention « créé par : GoogleAgent » s’affichera si le document a été modifié à partir de Google Drive.
     o Dans la section « détails » d’un document modifié à partir de K-Ops, le nom de l’utilisateur ayant procédé à la modification, ainsi que la date de la modification s’afficheront.
• Les commentaires sur les documents dans Google Drive et les commentaires/notes et annotations sur les documents dans K-Ops ne sont pas transférés.
• Les téléchargements de nouveaux documents effectués dans un répertoire de K-Ops ou de Google drive apparaîtront dans le répertoire équivalent de l’autre système ;
• Dans le cas où le téléchargement d’un document existant déjà dans la bibliothèque de K-ops est effectué à partir de K-Ops, un doublon de ce document sera automatiquement créé. Autrement dit, aucune nouvelle version de document ne sera réalisée ;
• Dans le cas où le téléchargement d’un document existant déjà dans un répertoire de Google Drive est effectué à partir de Google Drive, alors vous aurez la possibilité de créer une nouvelle version ou de créer un doublon qui apparaîtra à la fois dans K-Ops et Google Drive.
     o ATTENTION : dans le cas où l’option « nouvelle version » est sélectionnée, cette dernière remplacera alors l’ancienne version existant déjà dans K-Ops mais elle sera toujours disponible sur Google Drive.
• Les documents synchronisés supprimés dans Google Drive seront déplacés vers la corbeille de Google Drive mais seront supprimés de K-Ops.
• Les documents synchronisés supprimés dans K-ops seront effacés dans K-Ops (mais pas supprimés : donc toujours récupérables via l’activation des filtres) et supprimés de Google Drive (ils NE SRONT PAS disponibles dans la corbeille de Google Drive).

Arrêter la synchronisation d’une bibliothèque de projets K-Ops avec Google Drive

Suivez les étapes ci-dessous pour arrêter la synchronisation d’un projet K-Ops avec votre serveur Google Drive.

Remarque : Vous devez être un administrateur de projet dans K-Ops pour arrêter la synchronisation d’un projet.

1. Connectez-vous à K-Ops.
2. Lancez le projet pour lequel vous souhaitez arrêter la synchronisation.
3. Cliquez sur le module Project Admin.
4. Cliquez sur INTÉGRATIONS.
5. Cliquez sur le bouton Désactiver.

6. Sélectionnez le compte Google que vous utilisez et connectez-vous avec vos identifiants Google habituels.
REMARQUE : La première fois que vous vous connectez à Google Drive à partir de K-Ops, il vous sera demandé de sélectionner les fonctionnalités auxquelles K-Ops pourra avoir accès. Assurez-vous que les options associées aux fichiers Google Drive sont sélectionnées.

7. Cliquez sur Continuer.
8. Sélectionnez le dossier dans lequel vous souhaitez effectuer la synchronisation.
REMARQUE : Lors de la sélection du dossier, sachez que le processus de synchronisation ne vérifie pas les doublons. Par exemple, si vous avez des dossiers portant le même nom dans la bibliothèque de projets K-Ops et le dossier Google Drive sélectionné avant la synchronisation, vous vous retrouverez avec deux dossiers du même nom dans Google Drive mais un seul sera synchronisé avec K-Ops.
9. Cliquez sur Sélectionner pour terminer la synchronisation.

Si vous synchronisez un projet de K-Ops avec Google Drive, vous n’aurez pas besoin de répéter ce processus lors des prochaines connexions au projet K-Ops. Lorsqu’un document est ajouté ou mis à jour, la synchronisation se produit automatiquement en arrière-plan ; vous ne recevrez pas de notification. Cependant, il y aura une icône de nuage dans la bibliothèque que vous pouvez survoler avec la souris pour voir les détails de la synchronisation, c’est-à-dire la date / heure de la dernière synchronisation.

* Le temps nécessaire pour effectuer une synchronisation dépendra du nombre et de la taille des fichiers.

Si jamais vous rencontrez un problème où la synchronisation n’est pas automatique, vous pouvez cliquer sur Administrateur du projet, puis sur INTÉGRATIONS, puis sur le bouton Forcer la synchronisation.

Arrêter la synchronisation d’une bibliothèque de projets K-Ops avec Google Drive

Suivez les étapes ci-dessous pour arrêter la synchronisation d’un projet K-Ops avec votre serveur Google Drive.

Remarque : Vous devez être un administrateur de projet dans K-Ops pour arrêter la synchronisation d’un projet.

1. Connectez-vous à K-Ops.
2. Lancez le projet pour lequel vous souhaitez arrêter la synchronisation.
3. Cliquez sur le module Project Admin.
4. Cliquez sur INTÉGRATIONS.
5. Cliquez sur le bouton Désactiver.

Une fois la synchronisation désactivée, il n’y aura plus de mise à jour automatique des documents dans le cas où une modification serait effectuée dans Google Drive ou K-Ops. Cependant, tous les documents précédemment synchronisés (avant l’arrêt de la synchronisation) demeureront disponibles dans K-Ops et Google Drive.

Remarque : Lorsque vous réactivez la synchronisation entre une bibliothèque de projet K-Ops et un dossier Google Drive, une mise à jour complète sera effectuée et des doublons seront générés. Pour vous aider à gérer cela, vous pouvez créer un dossier spécifique dans votre Google Drive et contenant les versions des documents pré-synchronisation avant de relancer la synchronisation.

Déconnecter K-Ops de Google Drive pour tous les projets

Suivez les étapes ci-dessous pour déconnecter complètement votre compte K-Ops de votre serveur Google Drive et stopper la synchronisation pour TOUS les projets.

REMARQUE : Vous devez être un administrateur de projet dans K-Ops pour activer la connexion à Google Drive.

1. Cliquez sur l’icône Paramètres dans Google Drive.
2. Cliquez sur Paramètres dans la liste déroulante.
3. Cliquez sur Gérer les applications sur le côté gauche de l’écran.
4. Localisez K-Ops dans la liste des applications.
5. Cliquez sur Options (situé à droite du nom K-Ops).
6. Cliquez sur Déconnecter du lecteur.
7. Cliquez sur le bouton DÉCONNECTER pour confirmer.

Une fois que vous vous déconnectez, il n’y aura plus de synchronisation entre Google Drive et l’un des projets de votre compte K-Ops. Cependant, tous les documents précédemment synchronisés seront toujours disponibles dans K-Ops et Google Drive.

REMARQUE : Lorsque vous réactivez la synchronisation entre une bibliothèque de projet K-Ops et Google Drive, une mise à jour complète sera effectuée et des doublons seront générés. Pour vous aider à gérer cela, vous pouvez créer un dossier spécifique dans votre Google Drive et contenant les versions des documents pré-synchronisation avant de relancer la synchronisation.